Van toolzoo naar toolbox: hoe kies jij techniek die voor je werkt?

Bij Waarmakers & Co houden we van tools. En heel eerlijk: misschien wel iets té veel. Van Notion tot Shopify, van Springcast tot obscure AI-experimenten die vooral “leuk zijn voor later”. Daarom vonden we het leuk hier eens over door te praten. Hoe kies je techniek die werkt en voorkom je een toolzoo?

Het begint met de opgave, niet met de tool. In veel organisaties gebeurt het omgekeerde: iemand ontdekt een nieuwe tool en probeert daarna te bedenken welk probleem ermee opgelost kan worden. Ons advies? Begin met een probleem of doel, bijvoorbeeld het ontwikkelen van een online training, het verkopen van fotografie of het vertalen van kennis naar een schaalbare dienst. Vervolgens kun je kijken welke combinatie van tools het doel versterkt. Zonder duidelijk probleem blijft techniek vooral afleiding. Een paar vragen helpen daarbij: welke processen kosten momenteel de meeste energie, waar zit de primaire frictie en welke één of twee problemen verdienen prioriteit?

Overigens betekent dit niet dat je ook niet af en toe lekker mag pielen. Go for it!

Kies een basissysteem

Ook het kiezen van een basissysteem kan behulpzaam zijn. Voor Waarmakers & Co speelt Notion die rol. Het platform fungeert als organisatiebrein: klantportalen, offertes, projecten, websitecontent, ideeën, documentatie alles heeft er een plek. De vraag die elke organisatie zich zou moeten stellen: waar leeft het werk echt? Zonder centrale structuur ontstaat versnippering; met een backbone ontstaat overzicht en schaalbaarheid.

Remmende voorsprong

Daarnaast is het verstandig om alert te blijven op de remmende voorsprong . Veel bedrijven investeerden jaren geleden in maatwerkplatformen, eigen CMS en en zelfgebouwde koppelingen. Destijds logisch, nu vaak een obstakel. De markt biedt inmiddels krachtige SaaS-oplossingen zoals Shopify voor webshops, Framer voor no-code websites en tools als EasyGenerator voor online trainingen. Deze oplossingen worden continu bijgewerkt, beveiligd en doorontwikkeld. De keuze om niet langer alles zelf te bouwen is goed te verdedigen. Hoeveel maatwerk is écht nodig, en hoeveel rust levert standaardisatie op?

Mensen en techniek

Een toolbox bestaat bovendien niet alleen uit software, maar ook uit mensen. Waarmakers & Co werkt met een flexibel netwerk aan specialisten die worden ingeschakeld wanneer een project daarom vraagt. Wat voor de één energie kost, is voor een ander een talent. De vraag is dus niet alleen welke tool past, maar ook welke expertise sluit aan en welke werkwijze ondersteunt die samenwerking?

Houdt aandacht voor de toekomst

Tot slot loont het om te denken aan de toekomstige organisatie. In het begin voelt techniek vaak licht: een account hier, een workflow daar. Pas later wordt zichtbaar hoe snel een verzameling tools kan veranderen in een kluwen van abonnementen, permissies en integraties. Daarom worden alle tools bij Waarmakers & Co beoordeeld op schaalbaarheid, overdraagbaarheid en afbreekbaarheid. Kan iemand makkelijk instappen, en kan er zonder gedoe worden gestopt? Ook ontwikkelingen rondom AI spelen hierbij mee, zoals de keuze tussen online modellen of lokaal draaiende systemen en de manier waarop privacy wordt georganiseerd. Een toolbox is uiteindelijk geen eindstation, maar een momentopname.

Onze toolbox

De huidige toolbox van Waarmakers & Co bestaat uit: Notion als centrale ruggengraat voor projecten, klanten en content:

• AI in de vorm van ChatGPT, Gemini en lokale modellen;

• Framer voor marketingwebsites;

• Shopify voor webshops zoals die van Goozr en Macro Daan;

• Mailchimp voor nieuwsbrieven;

• Calendly voor efficiënt plannen;

• Springcast voor podcast-hosting;

• Fiverr voor ontwerpers en digital makers wereldwijd.

De exacte samenstelling verandert door de tijd heen, maar de vraag blijft hetzelfde: draagt de toolbox bij aan het in beweging brengen van ideeën, zonder vast te lopen in techniek? Wanneer dat het geval is, werkt de toolbox zoals bedoeld.